Incubo riunioni: come trasformarle da inutili a produttive

Riunioni di famiglia, riunioni di condominio, riunioni di classe, riunioni aziendali. Riunioni, riunioni e riunioni. No, non è una casuale ripetizione. Ma è un espediente lapalissiano per indurre la noia e l’improduttività che sempre più spesso caratterizzano queste occasioni. A volte davvero inutili. Uno studio della Bain&Compain del 2017 sosteneva che il 15% del tempo dei manager è dedicato ai meeting. Una percentuale importante, se si pensa che il tempo è denaro e che ancora, noi semplici umani, non abbiamo il dono dell’ubiquità, per cui o si partecipa a ipotetiche perdite di tempo o si produce valore. A meno che non si trovi il modo di rendere produttive quelle assemblee che sempre più invadono le aziende e le attività di ogni tipo. Oggi si fanno incontri di lavoro per qualsiasi ragione e soprattutto per motivazioni non sempre chiare. Il dubbio e l’incoerenza in certe occasioni ne diventano i principi costitutivi.

Keep it simple, less is more

Per dirla con Steve Jobs: “Rendilo semplice, ottieni di più”. Essenziale, breve, conciso, efficace. E se a testarlo è Mister Apple, vedendo i risultati del suo modo di pensare e agire nella gestione aziendale, non potremmo fare altro che fidarci e seguire il suo esempio. Evitare di disperdere attenzione, non sprecare attimi essenziali di momenti creativi, non indurre a dissipare il proprio e l’altrui tempo per motivazioni poco convincenti. Mettere a frutto ogni attimo.

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Qualche pratico consiglio per evitare perdite di tempo

Ecco allora qualche breve spunto per incoraggiare una gestione dei meeting che produca valore e utilità. Dalla minimal reunion in stile Steve Jobs alla superprogrammazione di Marissa Mayer CEO di Yahoo, fino alla prassi di informare con anticipo i partecipanti per avere gente preparata all’incontro sui punti del giorno. Insomma, ci sarebbero i modi per pianificare dei meeting utili. L’importante è avere chiaro perché cià che è certo è che le riunioni non tramonteranno mai. E in attesa della loro evoluzione possiamo però valorizzare gli strumenti che si utilizzano ormai da decenni.

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1. Definisci l’agenda

Per chi organizza un meeting, condizione necessaria, ma vedremo non sufficiente, è la definizione di un obiettivo: avere ben chiari i punti da trattare e il motivo per cui si decide di convocare i propri collaboratori favorirà una visione più chiara sulla sua utilità o meno. E se è inutile, aspettiamo una settimana, il mese prossimo, il semestre successivo. Non importa. Importante è avere qualcosa di rilevante da dire.

2. Rispetta i tempi

Se necessario, metti una sveglia, un timer per non sforare il tempo previsto. Impariamo a diventare incisivi e immediati. Bando alle perdite di tempo. Rispettare l’orario di inizio e non dilungare la durata prevista è un must fondamentale. Per non annoiare e non disperdere i contenuti.

3. Sì al coinvolgimento ma rispettiamo i ruoli

Un’altra abitudine di  Steve Jobs nelle sue riunioni era quella di chiedere cosa andasse e cosa no dei prodotti della Apple o della Pixar. Il capo era lui e il suo modo di fare non lasciava dubbi riguardo alla sua leadership. Imperativo categorico era quello di rendere partecipe ogni componente. Dal confronto nascono dibatti e anche qualche buona idea. Il dialogo è il miglior alleato della produttività.

4. Meeting essenziali e conclusioni precise

Seguire una scaletta, partecipanti informati e capaci di intervenire con giudizio in modo efficace e in sinergia reciproca, per riuscire a ottenere al termine della riunione un piano d’azione sui problemi esposti e le decisioni prese. Dare un senso a ciò che si è detto, agli interventi esposti, dare risposte ai vari punti interrogativi. Per tirare le somme e far sì che quel tempo impiegato in sala riunione non sia sprecato o valore disperso.

Abolire le perdite di tempo ad ogni costo, noiose e inconcludenti. Pochi ma essenziali meeting. Coinvolgere solo collaboratori necessari e lasciare in pace chi sta lavorando ad altro all’interno di un progetto. Bando ai formalismi, emancipiamoci a favore della concretezza: le idee non conoscono altri modi per mettersi in azione. Indiriziamoci per questa via: è quella più giusta. E ce la siamo guadagnata!

di Valentina Cuppone